Fatturazione elettronica: come funziona?

Fatturazione elettronica: come funziona?

La fatturazione elettronica ci impone di cambiare il metodo di lavoro a cui eravamo abituati e comporterà, dopo una fase iniziale di assestamento, un netto miglioramento organizzativo se gli ordini di acquisto/entrate merci verranno gestiti correttamente.

Considerato che ci sarà un solo formato del file valido per tutte le aziende italiane e che sarà possibile gestire in modo uniforme le fatture di tutti i fornitori, il controllo delle fatture passive e dei pagamenti potrà essere in larga parte automatizzato.

Ma come si compila la fattura elettronica?

Per compilare la fattura elettronica bisogna innanzitutto utilizzare un programma che consente la compilazione del formato XML e i dati obbligatori da inserire sono sostanzialmente gli stessi che si riportano oggi nelle fatture cartacee, oltre all’ indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura: questo indirizzo può essere un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata) oppure un codice alfanumerico di sette cifre.

Se dal punto di vista contabile quasi nulla cambia, dal punto di vista commerciale possiamo aspettarci che i clienti richiedano più dati per automatizzare il controllo delle fatture passive.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente alcuni programmi per la compilazione della fattura elettronica, utili soprattutto per chi emette un numero contenuto di fatture. In alternativa, è possibile utilizzare software privati.

Come si invia al cliente?

Per trasmettere al Sistema di Interscambio il file XML della fattura elettronica si può scegliere tra due opzioni:

  • si può utilizzare un servizio online dell’Agenzia delle Entrate
  • si può utilizzare un canale telematico preventivamente attivato con il SdI, utilizzabile però per un numero di fatture elevato

Il Sistema di Interscambio effettua poi i controlli di validità e, se superati, consegna entro 5 giorni la fattura elettronica all’indirizzo PEC o al canale specificato in fattura.

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