Contro gli sprechi negli uffici…i principi del Lean Office!

Molti sono portati a pensare che il Lean Thinking (“pensiero snello”) sia una modalità di lavoro valida solo nel mondo del manufacturing (Lean Manufacturing) e della produzione (Lean Production), mentre in realtà contribuisce a ridurre gli sprechi aziendali anche negli uffici amministrativi o nelle aziende che erogano servizi.

Con l’espressione “Lean Office” descriviamo l’insieme dei metodi e tecniche Lean pensate per rendere efficienti i servizi, e deve essere chiaro che per servizi intendiamo sia quelli erogati dalle aziende che vendono servizi come core business, sia quelli “a complemento” erogati dalle aziende commerciali o manifatturiere unitamente ai prodotti: il Customer Care, il Contact Center e via dicendo, adeguando l’intera struttura aziendale ai principi del Lean Thinking.

I 7 sprechi + 2 negli uffici

• Scorte
• Difetti
• Attese
• Sovrapproduzione
• Processi Inutili
• Movimentazioni
• Trasporti
• Sprechi relazionali
• Emissioni

Ma come fare a combatterli?

Abbiamo individuato 5 principi fondamentali per un progetto di trasformazione snella negli uffici di successo:

1. Organizzare gli uffici per value stream

2. Minimizzare le attività di controllo a posteriori, prevenendo a monte gli errori e riducendo attività inutilmente costose

3. Ridurre il numero di transazioni

4. Analizzare periodicamente tutti i processi d’ufficio, per eliminare ogni tipo di spreco (sette sprechi) e riducendo i tempi di attesa

5. Ripensare ai ruoli: da una parte occorre liberare parte del tempo e dall’altra le persone devono diventare loro stesse agenti del cambiamento Lean, rappresentando gli uni per gli altri dei clienti interni.

Le tecniche del Lean Office

Quali sono le tecniche che ci aiutano ad applicare questi principi.

Eccone qualcuna:

• Value Stream Mapping: consente di raffigurare in maniera efficace e veloce i principali processi all’interno degli uffici

• Analisi quantitativa dei processi e delle attività: quantificare il peso di ciascuna attività in modo da fotografare a livello macro la situazione in termini di peso delle attività a valore e peso delle attività non a valore

• Tecniche di standardizzazione (sistemi poka yoke): ad esempio documentazioni precompilati, maschere predefinite, riduzione dei sistemi informativi “paralleli” (es.:fogli Excel), definizione dei work flow, utilizzo di strumenti visivi. Riducono la libertà di manovra e la possibilità di errore

• Box Score: per misurare le prestazioni

• 5S: ordine e pulizia per uffici efficienti